Но что делать в обратной ситуации, когда все стороны вроде бы за, но справки (на самом деле) нет?
Ничего не делать

Без справки актуальной ни в комнаты ни в увал из клуба не разрешат 100%. Максимум - приват.
Прецеденты такие были.
Здесь только договариваться лично во вне рабочее время
