Но что делать в обратной ситуации, когда все стороны вроде бы за, но справки (на самом деле) нет?
Ничего не делать

Без справки актуальной ни в комнаты ни в увал из клуба не разрешат 100%. Максимум - приват.
Прецеденты такие были.
Здесь только договариваться лично во вне рабочее время
Про "договариваться лично во вне рабочее время" пятая байка хороша

В очередной раз напишу - дай б-г здоровья Протезу (и иным причастным) за формат и его поддержание два десятка лет, что бережет гостям кучу здоровья, сил, нервов и денег на подобных договоренностях, встречах и пр. Иногда всё равно, конечно, влипаем, но это уже больше по большой и чистой любви или просто приключений хочется
